Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, которая записывает расчёты в фискальный накопитель и передаёт данные в налоговую через оператора фискальных данных. Правила задаёт закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», ответственность — статья 14.5 КоАП. Ниже — кто обязан пробивать чеки, кому можно работать без кассы, как её запустить и чем грозят нарушения. Нормы — в редакциях на 18.10.2026.
Кто обязан применять кассу
Касса из реестра контрольно-кассовой техники применяется в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при расчётах, если закон не делает исключения (п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Расчётом закон называет приём и выплату денег за товары, работы и услуги наличными и в безналичном порядке, а также получение предоплаты и авансов, их зачёт и возврат (ст. 1.1).
Следовательно:
- касса нужна при оплате и наличными, и картой;
- оплата через Систему быстрых платежей Банка России — тоже расчёт с применением кассы (п. 2.2 ст. 1.2);
- при оплате на сайте или в приложении продавец обязан отправить электронный чек на телефон или почту, которые покупатель указал до оплаты, а бумажный можно не печатать (п. 5 ст. 1.2);
- если покупатель заплатил безналично без контакта с продавцом и не через интернет, чек формируют не позднее следующего рабочего дня (п. 5.3 ст. 1.2).
Про карты и СБП — в статье сколько стоит эквайринг.
Кто может работать без кассы
Исключения перечислены в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Самозанятые. ИП на налоге на профессиональный доход кассу не применяют в отношении доходов, облагаемых этим налогом (п. 2.2 ст. 2). Вместо этого сведения о расчёте передают в налоговую, в том числе через приложение «Мой налог», формируют чек и передают его покупателю (ч. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Сравнение режимов — в статье ИП, самозанятость или ООО.
Отдельные виды деятельности. Пункт 2 статьи 2 называет, среди прочего, продажу ценных бумаг, разносную торговлю с рук и тележек, ремонт обуви, изготовление ключей, присмотр за детьми и пожилыми, сдачу ИП в аренду собственного жилья. Льготы не действуют при расчётах через автомат и продаже подакцизных товаров (п. 8), а для разносной торговли и газетных киосков — при продаже маркированных товаров (п. 8.1).
ИП на патенте. По видам деятельности из п. 2.1 ст. 2 (он ссылается на подпункты п. 2 ст. 346.43 Налогового кодекса) можно работать без кассы, если выдавать покупателю документ о расчёте с реквизитами из ст. 4.7.
Отдалённые местности. В местностях из перечня, который утверждает регион (кроме городов, райцентров и посёлков городского типа), кассу можно не применять, если по требованию покупателя выдавать подписанный документ о расчёте (п. 3 ст. 2). В местностях, удалённых от сетей связи, касса нужна, но работает без передачи данных через оператора (п. 7 ст. 2).
Расчёты между бизнесом. Безналичные расчёты между организациями и ИП проходят без кассы, кроме оплаты с предъявлением электронного средства платежа (п. 9 ст. 2).
Нужна ли касса: сводная таблица
| Ситуация | Нужна ли касса | Основание |
|---|---|---|
| Магазин принимает наличные и карты | Да | п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ |
| Покупатель платит через СБП | Да | п. 2.2 ст. 1.2 |
| Оплата на сайте или в приложении | Да, чек электронный | п. 5 ст. 1.2 |
| Организация платит ИП по счёту безналично | Нет | п. 9 ст. 2 |
| Организация платит картой через терминал | Да | п. 9 ст. 2 |
| Самозанятый получает оплату | Нет, чек через «Мой налог» | п. 2.2 ст. 2; ст. 14 закона № 422-ФЗ |
| ИП сдаёт в аренду собственное жильё | Нет | п. 2 ст. 2 |
| Разносная торговля маркированными товарами | Да | п. 2 и 8.1 ст. 2 |
| Торговля в отдалённой местности из перечня региона | Нет, документ по требованию | п. 3 ст. 2 |
| Продажа через автомат | Да, кроме питьевой воды в розлив и бахил | п. 8 ст. 2 |
Что нужно, чтобы начать работать с кассой
Шаг 1. Касса из реестра. Применять можно только кассу из реестра, который ведёт и публикует ФНС (п. 1 ст. 1.2). Варианты оборудования собраны в разделе онлайн-кассы.
Шаг 2. Фискальный накопитель. Это шифровальное средство в опломбированном корпусе внутри кассы, которое записывает фискальные данные без возможности их исправить (ст. 1.1, ст. 4). Для услуг, УСН, ЕСХН и патента срок ключа — не менее 36 месяцев со дня регистрации кассы, а при сезонной работе и совмещении с общей системой налогообложения можно ставить накопитель на срок от 13 до 36 месяцев. На торговлю подакцизными товарами правило о 36 месяцах не распространяется (п. 6 ст. 4.1).
Шаг 3. Договор с оператором фискальных данных. Оператор — российская организация с разрешением на обработку фискальных данных (ст. 1.1). Договор с ним нужен везде, кроме местностей, удалённых от сетей связи (п. 1 ст. 4.6). Разрешения выдаёт ФНС, список операторов есть на её сайте.
Шаг 4. Регистрация в налоговой. Заявление подают в любую инспекцию или электронно: через кабинет контрольно-кассовой техники на сайте ФНС, Госуслуги, изготовителя кассы или оператора (п. 1 ст. 4.2). Регистрационный номер налоговая присылает не позднее рабочего дня после заявления; его записывают в накопитель и не позднее следующего рабочего дня передают в налоговую отчёт о регистрации (п. 3 ст. 4.2). Продажу маркированных товаров указывают в заявлении (п. 2 ст. 4.2).
Какие данные должны быть в чеке
Обязательные реквизиты чека перечислены в п. 1 ст. 4.7, главные из них:
- дата, время и адрес расчёта, при оплате в интернете — адрес сайта;
- название организации или ФИО предпринимателя, ИНН и система налогообложения;
- признак расчёта: приход, возврат прихода, расход или возврат расхода;
- товары или услуги, количество, цена и стоимость, ставка НДС для его плательщиков;
- форма расчёта: наличными или безналично;
- регистрационный номер кассы, номер накопителя, фискальный признак и QR-код.
Если покупатель до расчёта сообщил телефон или почту, чек нужно отправить на них в электронном виде (п. 2 ст. 1.2). Распечатанный покупателем электронный чек приравнивается к бумажному (п. 4 ст. 1.2).
Штрафы и как их избежать
Предприниматели отвечают как должностные лица, если КоАП не установил иное (примечание к ст. 2.4 КоАП). Основные штрафы по статье 14.5:
- неприменение кассы: должностным лицам и ИП — от 1/4 до 1/2 суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽, организациям — от 3/4 до полной суммы, но не менее 30 000 ₽ (ч. 2);
- повторное нарушение на сумму от 1 млн ₽: дисквалификация должностного лица на год-два, для ИП и организаций — приостановление деятельности до 90 суток (ч. 3);
- нарушен порядок регистрации или применения кассы: предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 ₽ для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 ₽ для организаций (ч. 4);
- не отправили электронный чек или не выдали бумажный по требованию: предупреждение или штраф 2 000 ₽ для должностных лиц и 10 000 ₽ для организаций (ч. 6).
Условно: за расчёт на 20 000 ₽ без кассы ИП заплатит 10 000 ₽ (доли суммы меньше минимума), организация — 30 000 ₽. За 100 000 ₽ — от 25 000 до 50 000 ₽ и от 75 000 до 100 000 ₽ соответственно.
От штрафа по частям 2, 4 и 6 освобождают, если до вынесения постановления письменно сообщить в налоговую о нарушении и исправить его либо направить в налоговую чек коррекции. Условия: налоговая ещё не знала о нарушении, а сведений достаточно, чтобы его установить (примечание к ст. 14.5 КоАП).
Частые вопросы
Нужна ли касса, если клиент перевёл деньги на счёт ИП? Если платит физическое лицо и у ИП нет освобождения по статье 2 — да. Если безналично и без предъявления карты платит организация или ИП — нет.
Нужна ли касса самозанятому? Нет. Чек формируют, например, в «Мой налог» и передают покупателю.
Можно ли не печатать бумажный чек? При оплате в интернете — да. В остальных случаях — если покупатель до расчёта дал телефон или почту и чек отправлен туда.
Что делать, если чек не пробили? Сформировать чек коррекции: если налоговая не знала о нарушении, от штрафа могут освободить.